Vergaderingen

Maandagmorgen, vergadering!

Ze vergaderen niet graag…

Het duurt te lang, er zijn e-mails die dringend beantwoord moeten worden en de pipeline klopt toch nooit.

Iedere maandag komen ze bijeen om de week op te starten. Carla altijd als eerste en Joost steevast te laat. Carla moppert op Joost en Joost verontschuldigt zich met de mededeling dat “ze toch nooit op tijd beginnen”.

De agenda is geen verassing. Mededelingen, notulen, pipeline. Dat ongemakkelijke gevoel als je moet toegeven dat je je zaken niet op orde hebt duurt gelukkig maar even. Met een beetje geluk heeft niemand iets voor de rondvraag en loopt het hooguit een half uur uit.

Overdreven? Ik hoop het maar. Maar ik wéét dat er onderdelen van dit schetsje toch wel herkenbaar kunnen zijn. Omdat ik ze heb meegemaakt. Omdat ik er zelf mee heb geworsteld. En omdat ik weet dat het beter kan. Ik noem maar wat op:

  • Wissel je wel eens van voorzitter?
  • Zijn de notulen gestructureerd?
  • Is er een actielijst met deadlines?
  • Wat gebeurt er als de deadlines niet worden gehaald?
  • Zijn er aansprekende agendapunten?
  • Is het duidelijk wie verantwoordelijk is?
  • Stopt de vergadering op tijd?
  • Is iedereen aanwezig en loopt er niemand weg?
  • Wordt iedereen gehoord?
  • Zijn de doelen van de onderwerpen duidelijk?
  • Is het veilig genoeg om feedback te geven en te krijgen?
  • Zijn de rollen van de deelnemers duidelijk?
  • Heeft iedereen zijn ontbijt op voordat het begint?